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Executive assistant

Responsabilités

  • Filtrer, prioriser et acheminer les appels et courriels du directeur général aux personnes appropriées et assurer le suivi nécessaire ;
  • Gérer l’agenda et le calendrier du directeur général et assurer un soutien administratif dans la gestion des horaires et des activités sur une base quotidienne, incluant la planification et la logistique des réunions ;
  • Produire la correspondance et les procès-verbaux ;
  • Effectuer la coordination des suivis, la rédaction des communications et l’assistance dans le suivi des besoins organisationnels quotidiens ;
  • Organiser efficacement et participer à la gestion des dossiers du directeur général ;
  • Assurer la liaison avec les différents services ainsi qu’avec les partenaires et relations d’affaires du directeur général ;
  • Sous la coordination de la directrice finances, gérer la logistique du bureau (papèterie, café, ménage, aménagement de bureau, etc.) ;
  • Préparer, rédiger et réviser des rapports, tableaux, présentations, lettres et documents spécifiques ;
  • Recevoir les visiteurs en leur assurant un accueil chaleureux ;
  • S’occuper des appels téléphoniques et des différentes demandes en prenant toutes les informations nécessaires à une bonne communication ;
  • Fournir un support administratif à certains membres de la direction.

Connaissances et aptitudes

  • Diplôme d’études collégiales en bureautique ou autre formation et/ou expérience pertinente ;
  • Minimum 10 ans d’expérience dans un poste d’adjointe exécutive ;
  • Excellente maîtrise du français oral et écrit ;
  • Excellente maîtrise de l’anglais oral et écrit ;
  • Excellente maîtrise de la suite MS Office ;
  • Excellente capacité rédactionnelle et connaissances des convenances de correspondance ;
  • Capacité à travailler dans un environnement en évolution rapide ;
  • Rédaction et analyse ;
  • Organisation, gestion du temps et des priorités ;
  • Autonome, efficace, sens du détail.

Savoir Être

  • Excellente capacité à collaborer en équipe ;
  • Discrétion ;
  • Sens développé des communications écrites et orales ;
  • Capacité à s’adapter ;
  • Proactivité, diplomatie, disponibilité.

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Requirements

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